Tôi đã từng dùng qua nhiều ứng dụng để quản lí tasks (Things, Google Tasks, Wunderlist, Notion, Obsidian…) nhưng chưa gắn bó với ứng dụng nào lâu bằng Todoist. Bài viết này sẽ nói về cách tôi sử dụng Todoist và tại sao tôi lại có cảm tình với ẻm.
Todoist là gì?
Todoist là ứng dụng quản lí các việc cần làm (tasks, to-dos). Khi có nhiều việc phải giải quyết, chúng ta dễ bị quên cái này cái kia hoặc cảm thấy quá tải, đó là lí do mà những ứng dụng như này được sinh ra. Đối với tôi thì Todoist còn là một nơi cho việc brain dump—tức là cần nhớ, cần ghi điều gì, cần “trút bỏ” nhanh thì bỏ vào đây.
Tiêu chí của tôi khi chọn một to-do app là:
- Chứa hết tất cả các tasks trong một nơi.
- Nhanh: mở lên nhanh, có thể lưu tasks mới và xem tasks nhanh, set up nhanh. Không tốn quá nhiều thời gian để set up dẫn đến việc tập trung cho công cụ thay vì thực sự thực hiện.
- Lưu tasks theo nhiều lĩnh vực cuộc sống: công việc, blog, việc cá nhân, sở thích…
- Dễ dàng filter (lọc) tasks theo các đặc điểm của chúng (độ ưu tiên, lĩnh vực, thời gian…)
- Có thể kết nối với những ứng dụng khác đang dùng.
Vậy Todoist đã đáp ứng những tiêu chí trên thế nào?
Ưu điểm của Todoist
Nhẹ, nhanh, đơn giản, giao diện đẹp
Nếu bạn tìm kiếm một ứng dụng nhẹ, nhanh và đẹp để ghi nhớ các việc cần làm trong ngày, thì Todoist là một lựa chọn sáng giá.
Todoist mở lên rất nhanh nên tôi hay ghi nhanh những điều mình cần nhớ vào đó, vì hay quên. Vậy nên thứ tôi ghi vào đó không chỉ là việc cần làm, mà có khi là ý tưởng, là thứ cần mua, là nơi muốn đến.
Khi nhìn vào một task trong Todoist, mọi thông tin về task đó rất rõ ràng và trực quan. Có thể xem mô tả task, comment vào task đó, tạo các task phụ. Có thể xem task đang thuộc lĩnh vực/dự án nào, deadline, độ ưu tiên… Có thể chỉnh màu giao diện, đổi theme, đổi app icon, thêm emoji này kia, ngồi trang trí chút cũng vui.
Khi nhìn vào một task trong Todoist
Khi ấn vào task thì thông tin cụ thể sẽ hiện nhiều hơn
Natural language processing (xử lí ngôn ngữ tự nhiên)
Todoist có công nghệ xử lí ngôn ngữ tự nhiên (natural language processing). Công nghệ này giúp máy tính nhận diện ngôn ngữ tự nhiên con người, nên quá trình thêm tasks rất là…tự nhiên. Bạn có thể gõ tắt ngày tháng, giờ giấc, mức độ ưu tiên… và Todoist sẽ tự động hiểu được ý bạn là gì.
Ví dụ, tôi có thể gõ “cho mèo ăn 9pm”, nhấn Enter và Todoist sẽ tự động gửi thông báo nhắc tôi trước 9 giờ tối. Hoặc gõ “dọn dẹp every Sat”, nhấn Enter và Todoist sẽ tự động tạo task “dọn dẹp” cho mỗi thứ Bảy, tôi không cần phải thêm task đó thủ công, lặp đi lặp lại mỗi tuần nữa.
Một số cụm/kí tự viết tắt mà tôi hay dùng khi thêm tasks:
-
Ngày tháng:
- mon, tue, wed, thu, fri, sat, sun: các thứ trong tuần
- tmr: tomorrow—ngày mai
- every 29: ngày 29 mỗi tháng
- every mon: mỗi thứ 2
- on 29: vào ngày 29
-
Giờ giấc:
- at 6, 6am
- at 18, 6pm
-
Mức độ ưu tiên: p1, p2, p3
-
Dự án/lĩnh vực (projects): #Work, #Personal
-
Labels: @morning, @office
Mỗi project là từng lĩnh vực trong cuộc sống
Todoist cho phép chúng ta tạo nhiều projects, cũng từa tựa như folders vậy. Bạn có thể xem mỗi project là từng lĩnh vực trong cuộc sống, sau đó lưu tasks theo từng lĩnh vực.
Tôi có nhiều projects trong Todoist, từ công việc, blog tới chuyện cá nhân, từ phim muốn xem, nơi muốn đi, chuyện muốn làm cho tới danh sách đồ cần pack khi đi du lịch.
Bạn có thể tạo project cho những tasks lớn mang tính lặp đi lặp lại (routine). Ví dụ như mỗi tuần tôi đều thực hiện self-checkin, bao gồm: xem lại journal và review tuần đó, dọn dẹp, sắp xếp lại máy tính, dọn hộp thư email, v.v. Nếu tự nhớ trong đầu thì sẽ có cái làm cái không, nên tôi tạo riêng project để đến cuối tuần mở ra làm theo là xong.
Bạn có thể tạo tối đa 5 projects ở bản miễn phí và 300 projects ở bản trả phí. Nếu là người dùng phổ thông không có nhu cầu quá phức tạp thì tôi thấy 5 projects là đủ dùng.
Điều khiến tôi cảm tình với Todoist là họ có các project templates có sẵn rất tiện. Ví dụ như một project Job Hunt sẽ có sẵn các tasks giúp bạn chuẩn bị cho chuyện tìm việc. Bạn có thể dùng chúng để lấy ý tưởng hoặc copy về sử dụng luôn.
Có thể liên kết với nhiều ứng dụng khác
Todoist có thể được liên kết với nhiều ứng dụng khác khiến cho workflow của bạn dễ dàng hơn. Bạn có thể xem tasks Todoist ngay trong Google Calendar, Notion hay Obsidian, hoặc thêm tasks vào Todoist khi đang xem Gmail, v.v.
Nhiều nền tảng, đồng bộ nhanh
Todoist có mặt ở nhiều nền tảng: trình duyệt Web, Windows, iOS, Android… Bạn dùng thiết bị nào cũng có thể xem và thêm tasks dễ dàng. Mọi thông tin đều đồng bộ nhanh chóng.
Có incentives nho nhỏ để bạn có động lực
Todoist tích lũy Karma. Bạn có thể đặt mục tiêu tuần tháng, khi hoàn thành một số tasks bạn sẽ thu thập được Karma và lên cấp. Cũng là một thứ nho nhỏ khá thú vị giúp gamify (game hóa) những thứ chán để bạn có động lực hoàn thành chúng.
Thật ra tôi không để ý phần này mấy vì ngoài lưu tasks ra tôi còn lưu nhiều thứ linh tinh nữa, nên số liệu cũng không chính xác.
Có thể lọc tasks theo ý muốn
Bạn có thể tạo các filters để xem tasks theo ý mình dựa trên ngày tháng, labels, projects, priority… Một số loại filters hay hay mà bạn có thể áp dụng:
Ngày tháng:
- Xem tasks trong 7 ngày tới
Priority:
- Xem tasks có ưu tiên cao nhất (priority 1), thấp nhất (p3)
Projects:
- Tasks cần phải hoàn thành trong công việc
- Tasks cá nhân, việc nhà
- Tasks của một dự án sắp tới
Labels là cái rất hay mà bạn có thể tận dụng để xem tasks theo ý muốn. Bạn có thể chia labels theo:
- Các buổi trong ngày: sáng, trưa, chiều, tối
- Xem tasks mà bạn sẽ làm tùy theo thời điểm trong ngày. Ví dụ bạn làm việc tốt nhất vào buổi tối thì bạn có thể gắn label “tối” cho những tasks công việc quan trọng.
- Thời gian hoàn thành: 5 phút
- Xem những việc nhỏ có thể làm ngay trong những khoảng thời gian rảnh rỗi: bỏ rác, dọn bàn, bỏ đồ vào cặp, nghỉ ngơi mắt sau khi làm việc lâu.
- Địa điểm: công ty, nhà
- Xem việc cần làm ở công ty (có thể vì cần tài liệu hay máy móc ở đó).
- Xem việc cần làm khi về nhà (khi đang ở ngoài đường mà nhớ ra là về nhà phải làm gì đó)
- Mức năng lượng: cao, thấp
- Làm những việc cần năng lượng cao vào các buổi mà bạn minh mẫn nhất.
- Làm những việc cần năng lượng thấp vào các buổi mà bạn uể oải, không tập trung.
- Lĩnh vực trong công việc: research, analytics, viết…
Cái hay là bạn có thể kết hợp nhiều điều kiện khác nhau để filter tasks. Ví dụ như khi tạo 1 filter với 3 điều kiện là Monday + label 5m + label buổi chiều, thì bạn sẽ xem được những tasks có thể hoàn thành dưới 5 phút trong một buổi chiều thứ Hai đầu tuần uể oải :))))
Nhược điểm của Todoist
Bản miễn phí không có reminders
Một số người dùng Todoist như một cái danh sách mở ra xem nên không cần reminders làm gì. Còn nếu bạn chỉ muốn kiếm một ứng dụng to-do để nó gửi noti thông báo hối thúc phải làm gì thì loại Todoist ra nhé :((((
Bản miễn phí chỉ cho tạo 5 projects
Bạn chỉ có thể tạo tối đa 5 projects ở bản miễn phí. Nếu là người dùng không có nhu cầu quá phức tạp thì tôi thấy 5 projects là đủ dùng. Nhưng nếu bạn sử dụng phức tạp và chi tiết hơn thì hơi ít.
Kanban khá đơn giản
Nếu bạn muốn tìm một ứng dụng to-do theo kiểu Kanban thì tôi thấy dùng Notion sẽ linh hoạt và tùy biến được nhiều cái hơn. Còn ở trên Todoist thì hơi đơn giản quá.
Nói chung Todoist cũng là một ứng dụng đơn giản, rẻ và dễ dùng nên các nhược điểm trên không lớn đối với tôi. Cơ mà cũng đã dùng Premium nên… 👀 chắc nhược điểm duy nhất đó là tốn tiền :)))).
Giá
Bản miễn phí của Todoist khá tốt so với người dùng phổ thông. Bản này cho bạn tạo 5 projects, collaborate với 5 người, upload file 5MB, tạo 3 filters. Điểm trừ của bản miễn phí là không có thông báo nhắc nhở (reminders).
Bản trả phí của Todoist sẽ có giá khác nhau tùy theo địa điểm bạn sống. Ở Việt Nam hôm nọ tôi gia hạn chỉ có 7k/tháng, quá rẻ cho một ứng dụng tốt*. Ở bản này, bạn tạo được nhiều projects hơn, collab được với nhiều người hơn, upload file nặng hơn, nhiều filters hơn, và tất nhiên là có reminders.
*Updated: Giá cho các bạn gia hạn sau này đã điều chỉnh và mắc hơn, tầm 119k/tháng :(((( Khá là chát cho nhiều người.
Tại sao không dùng Notion hay Obsidian mà dùng Todoist?
Trước đây tôi có tìm cách đưa việc quản lí tasks vào Notion hoặc Obsidian vì ngại phải dùng nhiều ứng dụng. Nhưng nhận ra là không có cái nào tất-cả-trong-một mà thật sự tối ưu cả.
Tôi dùng Todoist chủ yếu là vì nó nhanh, đơn giản, không mất nhiều thời gian set up. Để so sánh thì có lẽ nên tự trải nghiệm, nhưng có mấy cái khi sử dụng thấy khác biệt rất rõ ràng như sau:
Thời gian mở app lên
Todoist vẫn là mở nhanh nhất. Mỗi sáng khi cần xem task list, mỗi lần đi mua đồ cần mở shopping list, mỗi ý tưởng task cần ghi lại đều cần sự nhanh chóng. Obsidian và Notion có độ trễ nhất định, đặc biệt là khi bạn đã lưu nhiều thông tin trong đó. Thử tưởng tượng bạn cần mở task list ra xem gấp mà cái vòng quay/thanh loading nó cứ hiện thì thật phiền toái. Đâu phải ai cũng dùng các thiết bị hịn, nhanh đâu. Đó là chưa kể không phải lúc nào mở Notion và Obsidian lên cũng vào ngay được trang tasks, vì khi mở lên sẽ hiện trang mà lần trước bạn vào.
Độ phức tạp của việc set up
Todoist sinh ra đã là để quản lí tasks, các chức năng cần thiết đã có sẵn, bạn chỉ việc mở lên dùng. Khi dùng Notion hay Obsidian thì chúng ta phải tự set up thủ công mọi thứ theo ý mình. Không có ngôn ngữ tự nhiên, bộ lọc, độ ưu tiên, projects, reminders… sẵn, tất cả đều phải tự set up. Bên Obsidian tạo mấy cái bảng, filter này kia rất là mệt, phải cài plugin mà đọc hướng dẫn set up cũng khó so với ai không rành công nghệ.
Reminders
Reminders trên Notion khá phiền, nó cứ hiện dấu ! đỏ trên phần Settings hoài cho tới khi bạn mở ra và ấn vào. Cảm giác reminders bên Notion rất là khó chịu mà không biết tả sao :))) Bên Obsidian thì bạn phải cài plugin riêng để có Reminders, tức là lại thêm 1 bước nữa.
Kết
Nếu bạn đang tìm một ứng dụng quản lí việc cần làm thì thử qua Todoist xem sao. Còn nếu bạn đang sử dụng một ứng dụng khác ổn áp hơn thì comment chia sẻ nhé.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết. Nếu thấy hữu ích, bạn có thể ủng hộ blog bằng ly cà phê qua Momo hoặc Buy me a coffee.