Trong thời buổi có quá nhiều thứ gây xao lãng, làm thế nào để chúng ta dành thời gian cho những thứ thực sự quan trọng?
Trong một nỗ lực để không vào check Messenger hay lướt Facebook vô tội vạ nữa và dành nhiều thời gian hơn cho phát triển bản thân, tôi tìm hiểu về Time Blocking và thử áp dụng nó.
Time blocking là gì?
Time blocking là một phương pháp quản lí thời gian, trong đó bạn chia nhỏ ngày của mình thành các time blocks (khối thời gian). Mỗi block sẽ được dành cho một hoặc nhiều task cụ thể (làm việc, họp, học bài, thư giãn…)
Bạn có thể dễ dàng tạo time blocks bằng Google Calendar, tờ giấy A4, hay quyển sổ.
Ý nghĩa của time blocking là khi bạn lên kế hoạch cụ thể trước cho thời gian của mình, bạn sẽ dễ sắp xếp thời gian cho những việc quan trọng và hạn chế để những việc linh tinh chiếm hết ngày của bạn.
Khi nào nên áp dụng time blocking?
Thực ra thì ai cũng có thể áp dụng time blocking, nhưng nếu bạn thuộc vào các trường hợp cụ thể sau đây thì bạn nên thử:
- Khi bạn có quá nhiều dự án hay công việc cùng một lúc.
- Khi bạn hay quên dành thời gian cho những việc quan trọng.
- Khi bạn thấy mình dành nhiều thời gian cho những việc không quan trọng.
- Khi bạn thấy thời gian tập trung của mình bị gián đoạn nhiều bởi họp hành, gặp gỡ, gọi điện…
Tại sao time blocking lại hiệu quả?
Bạn kiểm soát được thời gian và hoạt động của mình tốt hơn
Chúng ta thường bị cuốn theo những hoạt động hấp dẫn và tránh né những gì khó khăn. Bạn đã bao giờ hẹn lần hẹn lữa sẽ làm việc này việc kia, nhưng mãi không bao giờ làm chúng chưa?
Khi áp dụng Time Blocking, bạn sẽ phải xem xét lại những ưu tiên của mình, chọn ra những tasks quan trọng và tìm thời gian cho chúng mỗi tuần. Mọi thứ không còn là ý tưởng đơn thuần nữa, mà bạn phải đưa chúng lên giấy, lên màn hình, và tìm cách thực hiện chúng.
Ngoài ra, time blocking cũng giúp bạn kiểm soát thời gian dành cho shallow work tốt hơn. Shallow work là những việc không quan trọng lắm với mục tiêu lớn của bạn, nhưng bạn vẫn phải hoàn thành chúng, và thường chúng không cần sự tập trung tối đa của bạn. Ví dụ như check email, giấy tờ, trả tiền điện…
Đỡ phải đắn đo làm gì tiếp, hoặc khi nào thì hoàn thành việc
Một số điều khiến chúng ta quản lí thời gian kém đó là không biết phải làm gì tiếp theo, và không biết khi nào nên hoàn thành việc.
Ngoài ra, có 2 điều khiến bạn mãi không hoàn thành xong việc:
- Bạn thấy mình chưa làm tốt đủ, nên cứ sửa này sửa kia, mong rằng mọi thứ có thể hoàn hảo hơn.
- Định luật Parkinson: Công việc sẽ kéo dài hết khoảng thời gian ta dành cho nó. Tức là nếu bạn định dành 30 phút để viết một đoạn văn, thì cho dù bạn có thể hoàn thành nó trong 10 phút, có thể bạn sẽ “nhựa” lên cho đủ 30 phút luôn.
Khi đã lên kế hoạch cụ thể, bạn sẽ không phải đắn đo sẽ phải làm gì tiếp, khi nào nữa. Time blocking cũng đưa ra giới hạn cụ thể cho task, để bạn biết khi nào là điểm dừng, tránh mất quá nhiều thời gian.
Hạn chế context switching và giúp deep work tốt hơn
Context switching là khi sự chú ý của bạn phải chuyển từ việc này sang việc khác liên tục. Ví dụ:
Bạn bật máy tính lên làm việc. Bạn tập trung được 5 phút. Thấy hơi thiếu thiếu, bạn bật Spotify lên tìm một playlist để nghe. Bạn quay lại làm việc. Sau vài phút, tin nhắn nhảy lên trên màn hình. Bạn dừng làm để trả lời tin. Bạn bắt đầu thấy hơi chán nên mở Facebook lên xem, tự nhủ với mình là lướt tí thôi. Sau khi lướt chán chê, bạn lại quay lại làm việc.
Mặc dù tổng thời gian bạn ngồi máy vẫn y như vậy, bạn trả lời đồng nghiệp rất kịp thời, nhưng sự tập trung và năng suất của bạn dành cho công việc chính bị ảnh hưởng.
Time blocking yêu cầu bạn chỉ làm một việc hoặc một số việc tương tự nhau vào một khoảng thời gian nhất định thôi, nên sẽ hạn chế được điều này.
Ngoài ra thì phương pháp này cũng ủng hộ single-tasking—chỉ làm một việc một lúc, nên cũng giúp bạn luyện tập deep work tốt hơn.
Trong quyển Deep Work, tác giả có viết rằng khi dùng time blocking thì tuần làm việc 40 giờ cũng hiệu quả y như tuần làm việc 60 giờ mà không có kế hoạch.
“Sometimes people ask why I bother with such a detailed level of planning. My answer is simple: it generates a massive amount of productivity. A 40-hour time-blocked work week, I estimate, produces the same amount of output as a 60+ hour work week pursued without structure.”
– Cal Newport
Giúp bạn đạt được mục tiêu của bản thân
Việc ghi mục tiêu chung chung là “giảm cân” hay “học đàn” đôi khi quá mơ hồ nên bạn chẳng có động lực thực hiện chúng.
Khi bạn ghi rõ ràng những việc cần phải làm để đạt được mục tiêu và tìm thời gian cụ thể mỗi ngày/tuần cho chúng, bạn sẽ có các bước rõ ràng để vươn tới mục tiêu của mình.
Bất lợi của time blocking
Những lí do khiến bạn không muốn dùng time blocking:
Mất công
Lên kế hoạch cho mỗi phút trong ngày sẽ mất công hơn là chỉ viết ra những việc cần làm trong ngày thôi.
Lịch trình mỗi ngày hiếm khi giống hệt nhau
Những việc gấp có thể chen ngang thời gian biểu bạn đã đặt ra, đặc biệt là khi bạn làm những công việc phải di chuyển, thay đổi nhiều mỗi ngày. Bạn không thể từ chối sếp một việc cần làm gấp vì nó không nằm trong lịch của bạn.
Khó ước lượng thời gian cần để hoàn thành mỗi việc
Nếu tính không đúng và hoàn thành không xong việc, bạn sẽ dễ bị thất vọng và cảm thấy mình luôn không hoàn thành công việc.
Làm sao để time blocking?
1. Xác định đúng mindset
Hãy xem time blocking là cách bạn lên một khung kế hoạch cụ thể cho ngày của mình, hơn là những luật lệ cứng nhắc phải tuân theo răm rắp không được thay đổi.
Mục tiêu là cẩn thận hơn với thời gian của bản thân, dành nhiều thời gian hơn cho những điều quan trọng, hạn chế thời gian cho những điều xao lãng.
Đôi khi, đặc biệt là lúc ban đầu, bạn có thể không tuân thủ đúng hoàn toàn kế hoạch mình đã đặt ra. Bạn có thể thay đổi thời gian biểu cho phù hợp hơn thay vì trách cứ bản thân khi mọi việc không như kế hoạch.
Và nếu time blocking không phù hợp với bạn thì cũng không sao hết. Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu các cách quản lí thời gian khác.
2. Xác định ưu tiên của mình
Biết được ưu tiên của mình sẽ giúp bạn định hình được những việc cần phải làm trong ngày.
Hãy tự hỏi bản thân: Tại sao mình lại muốn áp dụng time blocking? Vì muốn nhiều thời gian hơn cho học tập/công việc? Hay giảm thời gian dành cho điện thoại hay games? Hay muốn dành nhiều thời gian hơn cho gia đình?
3. Block thời gian làm việc
Block thời gian cho những việc cần sự tập trung (deep work)
Những việc cần sự tập trung của bạn là gì? Học, làm việc, viết, code, vẽ? Hãy tạo blocks cho những việc này, tốt nhất là vào lúc bạn thấy mình làm việc năng suất nhất.
Block thời gian cho những việc không cần sự tập trung (shallow work)
Những việc không cần tập trung tối đa bao gồm trả lời email, gọi điện, xử lí giấy tờ, thanh toán hóa đơn… Bạn có thể gom những việc này làm cùng một lúc, như vậy sẽ tránh việc check email hay chat cả ngày, khiến cho đầu óc của bạn bị gián đoạn.
Nếu bạn họp nhiều, bạn có thể chia sẻ Google Calendar của mình cho người khác hoặc dùng Calendly để họ có thể hẹn trước thời gian gặp bạn.
Bạn có thể tận dụng những blocks thời gian mà tâm trí mình hơi lơ đễnh, không quá sáng suốt cho shallow work. Ví dụ, thay vì cứ nửa tiếng lại vào check mail một lần thì bạn có thể gộp lại check tất cả các mail vào lúc 2-3h chiều.
4. Block thời gian ngoài giờ làm việc
Tiếp theo, hãy tạo những blocks thời gian bạn dành cho những thứ ngoài công việc. Ví dụ như thời gian cho bản thân, gia đình, bạn bè, hay sở thích cá nhân. Cũng có thể là khoảng thời gian cho routine hàng ngày, ví dụ như ăn sáng, ngủ trưa, thư giãn…
5. Viết xuống những việc cần làm trong ngày và bắt đầu cho vào lịch
Sau khi đã chia blocks thời gian cho những việc lặp đi lặp lại hàng ngày, việc cần tập trung, và việc không cần tập trung, bạn có thể bắt đầu đưa các task mình phải làm vào các blocks này.
6. Xem và điều chỉnh mỗi ngày, mỗi tuần
Dành 10-20 phút mỗi ngày và mỗi tuần để xem và điều chỉnh các blocks thời gian cho phù hợp. Bởi vì thời gian biểu của mỗi người luôn không cố định, hãy luôn điều chỉnh để tìm ra một lịch trình tốt nhất cho bản thân.
Một ví dụ về thời gian biểu dùng time blocking:
Tips để time blocking hiệu quả hơn
Không quá cứng nhắc
Đôi khi, bạn hẹn hò với bạn bè lố khoảng thời gian đã đặt ra trong lịch. Đôi khi, sếp giao task gấp. Đôi khi, con mèo nhà bạn bị bệnh phải đi bác sĩ. Thế là thời gian biểu dày công chuẩn bị của bạn tan tành.
Bản chất của việc time blocking là để kiểm soát thời gian của bản thân tốt hơn, nên dù có thấy cả ngày của mình chẳng giống theo kế hoạch, bạn vẫn nên điều chỉnh và làm quen từ từ thay vì thấy chán nản và nghĩ nó không dành cho mình.
Không dành quá ít thời gian cho mỗi task
Khi mới áp dụng time blocking, có lẽ bạn sẽ tràn đầy cảm hứng và nghĩ rằng mình sẽ hoàn thành nhanh và nhiều hơn mình nghĩ. Bạn có một thời gian biểu thật lí tưởng.
Nhưng đời không như là mơ. Bạn cho quá nhiều việc vào một khoảng thời gian. Việc khó hơn bạn tưởng nên bạn làm lố giờ. Đó là chưa kể, sự chú ý và hiệu quả làm việc của bạn không phải lúc nào cũng ở mức 100%. Bạn cũng có lúc lơ tơ mơ và không hoàn thành xong việc như dự định.
Hãy điều chỉnh cho phù hợp nếu thấy điều này xảy ra. Bạn có thể cộng trừ thêm những khoảng 10-15 phút để thời gian biểu được thư thả, linh hoạt hơn.
Dành thời gian cho nghỉ ngơi và bản thân
Cho phép bản thân được nghỉ ngơi, thư giãn, hoặc dành thời gian cho sở thích thay vì chỉ chăm chăm làm việc, học tập là điều cần thiết.
Dành ra những khoảng 10-15 phút để đi lại, uống nước, nằm nghỉ để phục hồi lại năng lượng, sự chú ý và tập trung.
Bạn có thể block những khoảng thời gian thư giãn cố định để không bị cuốn vào công việc quá mà quên mất việc chăm sóc bản thân.
Luôn điều chỉnh lại lịch của mình
Hãy thực tế và sẵn sàng thay đổi lịch nếu thấy mọi thứ không theo như mình lên kế hoạch. Bạn có thể để sổ tay hay Google Calendar kế bên để thay đổi lịch trong ngày luôn.
Bạn cũng có thể dành ra một ngày để hoàn thành hết những việc còn tồn đọng từ những buổi hôm trước.
Chọn theme chính cho mỗi ngày (day theming)
Day theming rất hữu ích đối với những bạn phải kiêm nhiều lĩnh vực trong công việc, cuộc sống. Mỗi ngày của bạn sẽ có một theme cụ thể và bạn chỉ làm những việc liên quan đến theme đó thôi.
Ví dụ, một mình bạn quản lí và tạo content cho kênh YouTube của bạn, thì bạn có thể chia ngày ra: ngày viết script, ngày quay, ngày edit, ngày optimize, ngày lên kế hoạch…
Dùng các công cụ và phương pháp quản lí thời gian
Bạn có thể tận dụng công nghệ để hỗ trợ Time Blocking hiệu quả hơn, ví dụ các time tracking apps như RescueTime hay Toggl, hoặc các phương pháp như Pomodoro, 2-minute rule…
Công cụ giúp time blocking hiệu quả hơn
Time blocking có thể được ứng dụng một cách linh hoạt. Bạn có thể dùng sổ tay, mảnh giấy, hoặc công nghệ. Mặc dù rất yêu thích ghi chép tay, tôi lại thấy sử dụng công nghệ tiện hơn cho time blocking.
Dưới đây là một số apps tôi dùng cho time blocking và thấy tiện lợi:
Google Calendar
Bạn có thể:
- Tạo các blocks thời gian nhanh chóng, đặc biệt là các blocks lặp đi lặp lại
- Kéo thả time blocks dễ dàng, tiện cho điều chỉnh lịch
- Xem lịch của mình trên nhiều loại thiết bị, mọi nơi
- Dùng color code để quản lí thời gian tốt hơn
- Đồng bộ với Todoist để xem task
RescueTime
Giúp bạn theo dõi thời gian bản thân dành cho các website và app—bạn dành thời gian nhiều nhất cho cái nào, cái nào làm bạn xao lãng, bạn tập trung nhất vào lúc nào…
Từ những thông tin mà app này đưa ra, bạn có thể điều chỉnh lại cách mình sử dụng thời gian. À, nó cũng có thể đồng bộ với Google Calendar luôn.
Todoist
Todoist là một app quản lí task rất dễ dùng. Bạn có thể:
- Tạo 1 danh sách tất cả các tasks phải làm
- Đặt ngày, giờ, thứ tự ưu tiên cho mỗi task
- Nhận nhắc nhở về task phải làm trên điện thoại
- Phân loại task theo các dự án (công việc, học tập, sở thích…)
- Đồng bộ với Google Calendar
Tôi thử time blocking…
Ở những tuần đầu thử time blocking, tôi hay thấy mình…không tuân theo lịch. Tôi hay làm những thứ không liên quan đến kế hoạch, bị kéo đi bởi những xao lãng. Ví dụ như trong thời gian deep work thì quen tay vào Facebook xem cái rồi tắt, hay giờ nghỉ ngơi thì lại hứng lên làm việc. Mỗi lần chỉnh sửa lịch cũng thấy mất công, nên nhiều lúc bỏ dở luôn và làm theo ý mình 😂.
Dưới đây là 2 hình before-after chiếc time-blocked schedule của tôi một ngày work from home (WFH nên thời gian cũng khá thư thả):
Một ngày có vẻ thật lí tưởng…
…cho tới khi bạn dậy trễ, có việc đột xuất, hay đơn giản là lười 😉
Sau đó, tôi để ý xem mình hay xao lãng bởi cái gì thì tìm cách chặn nó đi (tôi dùng BlockSite và Cold Turkey để chặn web, app). Trang Google Calendar thì luôn mở ở bên và thay đổi nếu cần. Tôi cũng tránh chia thời gian quá chi li, mà chỉ chia những blocks lớn chính mà thôi.
Lịch sau khi đã bỏ bớt những thứ quá chi tiết đi, chỉ còn lại những mục chính cần quan tâm
Tôi nghĩ time blocking hay ở chỗ nó khiến chúng ta cẩn thận hơn với thời gian của mình, và thực sự lên kế hoạch cho những thứ có ý nghĩa (với bản thân). Có lẽ tôi vẫn sẽ tiếp tục áp dụng nó, nhưng chỉ plan sơ thôi chứ không quá chi tiết.
Mặc dù lịch có thể thay đổi nhiều hoặc không, cứ đến giờ là não tôi lại tự động hỏi “À, bây giờ đang là khung giờ cho việc gì nhỉ?” Và được nhắc nhở thế rồi, thì cứ làm thôi. Có thể tôi sẽ không tập trung cho một việc đó suốt cả block, nhưng chỉ vài phút thôi cũng tốt hơn là không có phút nào.
Bạn nghĩ sao? Thử time blocking và xem nó có tác dụng không nhé.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết. Nếu thấy blog hữu ích, bạn có thể ủng hộ bằng ly cà phê qua Momo hoặc Buy me a coffee.