Deep work

Tôi đọc Deep Work lần này là lần thứ hai. Lần trước, tôi đọc nó khá sơ sài, nên lần này thử đọc lại để xem có áp dụng được gì từ nó không.

Deep Work là cuốn sách dành cho những người làm trong các lĩnh vực cần sự tập trung nhiều: nghiên cứu, sáng tạo… Tôi cảm thấy sách có nhiều nguyên tắc hơi cứng nhắc, phù hợp cho những người đã có chỗ đứng trong sự nghiệp và có cuộc sống ổn định hơn.

Tuy nhiên, sự quan trọng của deep work là không cần phải bàn cãi. Sách cũng có những cách hay mà chúng ta có thể linh hoạt đưa vào lối sống của mình cho phù hợp.

Dưới đây là những điều tôi rút ra được từ sách, kèm theo một số bình luận nhỏ.

Deep work và shallow work

2 khái niệm đi xuyên suốt sách là deep work và shallow work.

Deep work là những việc có mục đích, quan trọng, đòi hỏi sự tập trung cao độ để hoàn thành. Ví dụ: viết bài, học thi, research thông tin cho bài luận, viết code…

Shallow work là những việc không quan trọng lắm, không đòi hỏi sự tập trung tuyệt đối. Ví dụ: check mail, trả lời tin nhắn công việc…

Tại sao cần deep work?

Phần đầu sách chủ yếu là thuyết phục tại sao deep work lại cần thiết: Để phát triển mạnh trong nền kinh tế hiện nay, chúng ta cần khả năng nhanh chóng làm chủ những thứ khó khăn và sáng tạo ra những thứ chất lượng cao. Để làm được 2 điều đó, đều cần deep work.

Một số sự thật về productivity

Chúng ta thường chọn làm những thứ dễ dàng nhất ở thời điểm hiện tại và tránh né những thứ khó khăn. Nhiều người lấy sự bận rộn ra làm thước đo năng suất: cố làm nhiều thứ một lúc, làm những gì mà người khác thấy được là bạn có làm việc. Ví dụ: nhận được email, tin nhắn sẽ trả lời ngay, bật nhiều tab trên máy tính… Khi chúng ta multitask—làm nhiều việc cùng một lúc—sẽ còn lại attention residue (thặng dư chú ý) tồn đọng trong não bộ. Sự chú ý của chúng ta còn vấn vương ở task cũ, chứ không thực sự tập trung vào task mới.

Các nguyên tắc để luyện tập deep work

Nguyên tắc 1. Làm việc sâu, tập trung

Ý chí của bạn là có hạn và sẽ cạn kiệt khi bạn sử dụng nó. Để tránh phải tiêu tốn quá nhiều ý chí để nhắc bản thân tập trung, chúng ta cần routine (lịch trình đều đặn hàng ngày) và ritual (nghi thức..? 🤔).

Chọn triết lý chiều sâu cho mình

Cal Newport đưa ra 4 triết lý về chiều sâu (depth philosophy) sau:

• Monastic: loại bỏ hoàn toàn hoặc phần lớn những việc không cần thiết. Ví dụ thuê hẳn căn nhà trong rừng và ở đó quanh năm suốt tháng chỉ để làm việc.

• Bimodal: chia thời gian ra 2 nửa, 1 cho deep work và 1 cho những thứ còn lại. Trong thời gian deep work, bạn sẽ làm giống như monastic—loại bỏ hoàn toàn những thứ làm ảnh hưởng đến sự tập trung. Có nhiều cách áp dụng bimodal philosophy: 4 ngày trong tuần cho deep work và các ngày còn lại cho việc khác, hoặc mùa hè cho deep work và các mùa còn lại cho các công việc khác.

• Rhythmic: biến deep work thành thói quen để không phải quyết định khi nào mới deep work. Bạn có thể tạo habit tracker và đánh dấu mỗi ngày hoàn thành deep work, hoặc định sẵn một mốc giờ cụ thể cho deep work.

• Journalistic: deep work bất cứ khi nào có thời gian, giống như bản chất công việc của những phóng viên—phải đưa tin nhanh chóng và kịp thời.

Nghi thức hóa (ritualize) việc deep work

Cal khuyến khích chúng ta có một deep work ritual (nghi thức deep work) riêng. Không có một ritual nào là đúng hay sai, mà nó sẽ cần được điều chỉnh tùy người và tùy công việc.

Một ritual hiệu quả cần có các thông tin sau:

• Địa điểm deep work? Bao lâu?
• Bạn sẽ deep work thế nào? Ví dụ như tắt mạng đi, chia các quãng thời gian nhỏ?
• Bạn sẽ hỗ trợ cho việc deep work thế nào? Ví dụ uống một tách cà phê, ăn nhẹ, tập thể dục?
• Mọi thứ trong ritual phải cụ thể để tránh việc tiêu cạn ý chí vào việc quyết định sẽ phải làm gì, đi đâu.

Chơi lớn

Như cái tên, bạn chơi lớn khi deep work luôn 🤣:

• Đi đến một địa điểm kì lạ hoặc sang trọng để deep work
• Nghỉ việc một tuần để suy nghĩ về một dự án
• Nhốt mình trong phòng cho tới khi hoàn thành việc

Tác giả có đề cập một số ví dụ như J. K. Rowling thuê hẳn phòng khách sạn sang để viết Harry Potter, hay tôi thấy có bạn YouTuber ngồi làm việc trên máy bay 🤣. Tuy nhiên thực tế thì sẽ rất khó áp dụng cho phần lớn chúng ta. Có lẽ lâu lâu đi thử một quán cà phê soang chảnh để làm việc cũng là một cách thay đổi không khí chăng? 🤔

Làm việc nhiều mình

Nếu có người cùng trao đổi ý tưởng, hợp tác, hoặc chỉ đơn giản là ở trong cùng một căn phòng, thì bạn sẽ không tránh những việc khó khăn nữa. Túm lại là hãy có 2 nơi—một nơi để trao đổi ý tưởng và một nơi để deep work.

Làm việc như một doanh nghiệp

Đại loại là một doanh nghiệp sẽ làm việc dựa vào 4 nguyên tắc sau đây:

#1. Tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất

#2. Đếm số giờ mà bạn dành cho deep work

Info

Có 2 loại thước đo thành công: lag measures và lead measures

• Lag measures: đo mục tiêu cuối cùng. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là tăng lượt view cho blog trong năm nay, thì lag measure là số view. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể biết được con số này vào cuối năm, tức là nó đến hơi muộn.
• Lead measures: đo lường những hành động mà bạn làm để đạt được mục tiêu. Ví dụ: số bài viết chất lượng mà bạn đăng mỗi tháng. Đây là con số mà bạn thấy được ngay và có thể thay đổi được ngay.

Đối với deep work, thì lead measure là số giờ mà bạn làm việc tập trung (để đạt được mục tiêu quan trọng mà bạn đã đặt ra).

#3. Ghi lại và theo dõi số giờ mà bạn deep work mỗi ngày/tuần trên một mảnh giấy. Trưng nó ở nơi bạn deep work.

#4. Đánh giá mỗi tuần

Cuối mỗi tuần, bạn xem lại mảnh giấy trên. Ăn mừng những tuần làm việc tốt, xem tại sao những tuần làm không tốt là vì lí do gì và tìm cách để làm việc tốt hơn. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh lại lịch của mình để đạt được nhiều giờ deep work hơn.

Hãy lười

Vào cuối ngày làm việc, khi bạn ấn Shut down trên máy tính, hãy gạt công việc sang một bên và không nghĩ gì đến nó nữa. Không check email, không xem đi xem lại các đoạn chat Slack, không lên kế hoạch, không nghĩ về những khó khăn trong công việc.

Nếu còn quá nhiều chuyện phải làm, hãy kéo dài thời gian làm việc ra. Còn khi đã hết giờ làm, tâm trí bạn cần được thả tự do.

“When you work, work hard. When you’re done, be done.”

Tại sao chúng ta cần cất công việc đi sau khi đã hết giờ làm?

• Đối với những vấn đề mơ hồ, mâu thuẫn, và quá nhiều thông tin, bạn không thể nào nghĩ được lối ra, thì đôi khi não bộ lúc vô thức sẽ cho bạn ý tưởng về cách giải quyết. Đã bao giờ một ý tưởng đến với bạn vào lúc bạn đang nằm thư giãn chuẩn bị ngủ?

• Để nạp lại năng lượng cho việc deep work.

• Những việc bạn cố nhét vào thời gian buổi tối thường không quan trọng đến thế. Nếu bạn đã tuân thủ đúng và deep work trong giờ làm việc, thì vào buổi tối, bạn đã không còn nhiều năng lượng để làm việc hiệu quả nữa.

Shutdown ritual

Bạn nên có một shutdown ritual (nghi thức tắt máy?? 🤣, đại loại là nghi thức kết thúc ngày làm việc) vào cuối ngày làm việc.

Hãy xem qua các task mà bạn chưa hoàn thành, lên kế hoạch làm chúng, hoặc lưu vào một nơi mà bạn có thể xem lại khi cần. Tôi thường hay dùng Todoist để làm điều này, rất tiện, có bản miễn phí, và bản trả phí cũng chỉ tốn có 7k/tháng.

Nếu bạn đi làm, thì thường là núi việc sẽ không bao giờ xong hẳn hoàn toàn được. Việc có một danh sách task đảm bảo rằng bạn không lãng quên việc gì cả, và rằng chúng sẽ được giải quyết khi bạn có thời gian.

Khi đã xong xuôi, bạn có thể nói một cụm từ/câu để “chốt” ngày làm việc và ritual của mình. Tác giả dùng câu “Shutdown complete”. Cái bước sến súa này là để nhắc tâm trí của bạn rằng bạn có thể bỏ công việc ở lại và yên tâm ra về, tiếp tục các hoạt động ngoài công việc.

Cuối ngày làm việc, tôi vẫn thường có thói quen như sau. Mới đầu là làm 1, 2 lần mỗi tuần. Sau thành thói quen, đã trở thành việc làm mỗi ngày lúc nào không hay:

• Xem hộp thư email để chắc rằng không có thư nào cần phải trả lời gấp
• Ghi các tasks trong đầu vào Todoist, chuyển các task chưa hoàn thành sang ngày hôm sau
• Xem sơ danh sách task và lịch để xem có deadline hay việc gấp gì không
• Lên sơ kế hoạch cho ngày tiếp theo
• Dọn dẹp bàn và li uống nước

Nguyên tắc 2. Chấp nhận sự nhàm chán

Nếu mỗi khoảnh khắc nhàm chán như khi xếp hàng, ngồi ăn một mình, hay đợi chờ ai đó bạn đều phải lấy điện thoại ra xem, thì não bộ của bạn sẽ không sẵn sàng cho deep work (mặc dù bạn có lên hẳn khung giờ cho nó).

Lên lịch cho những sự xao lãng

Khi não bộ đã quen với những sự xao lãng, bạn thèm muốn nó. Khi chán, khi gặp việc khó, bạn luôn bị điện thoại, Facebook, YouTube, game… thu hút.

Thay vì xóa mạng xã hội, hay tắt điện thoại vào một số khung giờ cụ thể, bạn có thể lên khung giờ cho những sự xao lãng. Mục đích của việc này không phải là giảm thời gian bạn dành cho những việc gây xao nhãng, mà là để luyện tập hạn chế việc tìm kiếm xao lãng khi chán.

Ví dụ, bạn lên kế hoạch chỉ được xem Facebook từ 12:30 đến 12:45, thì ngoài khoảng thời gian đó, bạn không đụng đến Facebook bằng bất cứ giá nào. Bạn có thể viết lên sổ hay giấy, để trong tầm mắt để tự nhắc mình.

Nếu công việc bạn cần đến Internet nhiều, thì mỗi tiếng làm việc bạn có thể dành ra 15 phút để dùng Internet. Quan trọng là bạn nghiêm túc tuân theo những khoảng thời gian mà mình đã đặt ra, và không cho phép bất kì ngoại lệ nào. Chỉ một vài ngoại lệ thôi, tâm trí của bạn sẽ bắt đầu dễ dãi, thiếu kỉ luật 😥.

Còn khi có việc gấp như check mail quan trọng hay tìm kiếm thông tin trên Google? Bạn có thể đợi 5 phút sau mới dùng điện thoại để luyện tập không chiều chuộng não bộ quá.

Bạn có thể lên lịch trước thời gian sử dụng Internet kể cả khi ở nhà. Ở nhà thì có thể thoải mái hơn, có thể tìm thông tin mình cần hay nhắn tin nếu có việc quan trọng. Còn lại thì hãy cất điện thoại, không xem tin nhắn, và không sử dụng Internet.

Làm việc như Teddy Roosevelt

• Tìm một task cần deep work mà bạn ưu tiên nhiều nhất
• Ước tính xem bạn có thể hoàn thành nó trong bao lâu
• Tự đặt ra deadline
• Thông báo thời điểm hoàn thành trước với người khác (để áp lực phải hoàn thành cho xong)
• Đặt đồng hồ đếm ngược và để ở nơi bạn thấy được khi làm việc

Làm như vầy là để bạn phải hoàn thành việc với sự tập trung cao độ, không xem email, không mơ màng, không lướt Facebook, không đi quanh quẩn…

Hãy bắt đầu làm việc này khoảng 1 lần/tuần để não bộ quen dần. Sau đó tăng cường độ lên.

Thiền một cách năng suất

Bạn tập trung suy nghĩ về một vấn đề nào đó khi hoạt động thể chất—dạo bộ, chạy bộ, tắm… Ví dụ, lên dàn ý cho một bài viết mới, suy nghĩ về một chiến lược nào đó. Cũng giống như khi thiền, khi dòng suy nghĩ của bạn chệch sang những việc khác, hãy kéo nó lại với vấn đề mà bạn đang suy nghĩ.

Luyện trí nhớ

Tác giả có đề cập đến các phương pháp luyện trí nhớ, ví dụ như phương pháp ghi nhớ bộ bài Tây của Ron White. Tôi thấy nó không được thú vị cho lắm nên cũng chưa định thử 😅.

Nguyên tắc 3. Bỏ mạng xã hội

Cal Newport khuyến khích chỉ dùng những mạng xã hội đem lại tác dụng tích cực cho cuộc sống của bạn.

Bỏ mạng xã hội

Không sử dụng mạng xã hội nào trong vòng 30 ngày. Không thông báo cho ai biết, cũng không phải deactivate tài khoản. Nếu ai hỏi thì bạn có thể giải thích, nhưng không cần phải thông báo.

Sau 30 ngày, hãy hỏi bản thân:

• 30 ngày qua có tốt hơn rõ rệt không nếu bạn được sử dụng mạng xã hội?
• Người ta có quan tâm là bạn không dùng những mạng xã hội này không?

Nếu câu trả lời là không thì bạn có thể bỏ chúng. Còn nếu câu trả lời là có thì bạn có thể tiếp tục sử dụng chúng.

Bạn có thể thay thế nỗi sợ rằng mình sẽ bỏ lỡ thông tin bằng cách tham gia các sự kiện, trò chuyện nhiều hơn ở ngoài đời thật.

Tôi vẫn chưa bỏ mạng xã hội được, nhưng cố tìm cách hạn chế sử dụng bằng cách dùng extension BlockSite trên Google Chrome để khóa các trang này đi trong giờ làm việc.

Cẩn thận hơn với hoạt động giải trí của bạn

Nghĩ nhiều hơn về cách mà bạn sử dụng thời gian rỗi thay vì giải trí một cách ngẫu hứng. Nghĩ về những gì bạn sẽ làm vào buổi tối, vào cuối tuần.

Dành thời gian cho những sở thích có mục tiêu và hành động cụ thể. Cẩn thận với các trang web giải trí như Reddit, Buzzfeed…

Nguyên tắc 4. Loại bỏ những shallow work

Shallow work là những việc thường không mấy quan trọng, nhưng cũng không thể tránh khỏi trong cuộc sống hàng ngày.

Lên kế hoạch trước cho ngày

Bạn có thể dùng sổ tay để ghi ra mình sẽ làm gì cho từng khoảng thời gian trong ngày. Chia nhỏ giờ ra thành các khối (blocks) và phân hoạt động cho từng khối (phương pháp Time Blocking). Gom những việc nhỏ, không tốn nhiều thời gian, tương tự nhau vào làm cùng một lúc (phương pháp Task Batching).

Mỗi khi có sự thay đổi bất ngờ, bạn có thể thay đổi hoặc lên lại kế hoạch khác. Bạn cũng có thể bỏ dở những blocks còn lại để tập trung làm việc quan trọng cho xong.

Chủ yếu là bạn tôn trọng, cẩn thận hơn đối với thời gian và hành động của mình, chứ không phải tuân theo kế hoạch một cách cứng nhắc.

“…the motivation for this strategy is the recognition that a deep work habit requires you to treat your time with respect.”

Xin budget cho những shallow work

Nếu bạn có sếp dễ thương thì xin budget cho những việc nhỏ, mất thời gian, không quan trọng 😎.

Từ chối shallow work

Khi có người nhờ vả hoặc yêu cầu làm shallow work, nếu có thể, hãy từ chối bằng những lí do không quá cụ thể. Tránh đề xuất làm một hành động khác để bù đắp.

Liên lạc hiệu quả hơn

Khi trao đổi qua email, số đông sẽ kỳ vọng là bạn phải trả lời thư, cho dù thư không liên quan hay không phù hợp. Tác giả có thói quen là không trả lời những thư kiểu như vậy.

“As the author Tim Ferriss once wrote: “Develop the habit of letting small bad things happen. If you don’t, you’ll never find time for the life-changing big things.””

Cal đưa ra một list email trên website cá nhân cho từng mục đích—bản quyền, mời diễn thuyết… Còn ở hòm thư cá nhân, chỉ trả lời những email phù hợp với sự quan tâm và lịch trình của mình. Cái này tôi thấy hơi quá, chắc là hợp với những ai cực kì bận rộn.

Khi trả lời email thì trả lời chi tiết ngay từ đầu, đưa ra các ý kiến hoặc giải pháp cụ thể để tránh trao đổi nhiều lần không cần thiết.

Không trả lời email khi email quá mơ hồ hoặc khó để trả lời cho hợp lí, email đó không liên quan hoặc không khiến bạn quan tâm.

Nhiều người sẽ không thích kiểu liên lạc như vầy, nhưng dần dần người ta sẽ thay đổi kỳ vọng về thói quen liên lạc của bạn. Và việc bạn trả lời email hay không có lẽ cũng không phải là việc chính trong cuộc sống của người ta.

Kết

Không thể phủ nhận lợi ích mà deep work mang lại trong một thời đại đầy rẫy những thứ thu hút sự chú ý của chúng ta. Những nguyên tắc trên có cái sẽ phù hợp, cái sẽ không, quan trọng là chúng ta lựa chọn cái hợp và biến nó thành thói quen của mình. Lúc đó bạn sẽ tự tin hoàn thành những việc khó khăn và hoàn thành mục tiêu một cách nhanh chóng và hiệu quả.

---

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết. Nếu thấy blog hữu ích, bạn có thể ủng hộ bằng ly cà phê qua Momo hoặc Buy me a coffee.