Notion là ứng dụng ghi chép thông minh với nhiều tính năng linh hoạt. Nếu bạn chưa biết về Notion, bạn có thể tham khảo bài viết này. Còn nếu bạn đã biết các chức năng cơ bản của Notion, bạn có thể đọc 13 tips dưới đây để sử dụng app hiệu quả hơn.
1. Dùng phím tắt
Bạn nên tận dụng phím tắt để thao tác trong Notion nhanh hơn.
Một số phím tắt mình hay dùng:
#: Heading 1##: Heading 2###: Heading 3/toc: Tạo mục lục/tg: Tạo toggleCtrl + P: Tìm kiếm trang mình cần trong Notion workspace/turn: Thay đổi loại block (ví dụ, để đổi heading 1 thành heading 2, bạn để trỏ chuột ở bên trong block cần đổi, gõ /turnh2 và ấn Enter)/del: xóa block
Để tạo page mới nhanh trong Notion trên trình duyệt web, gõ notion.new vào thanh địa chỉ. Để tạo page mới nhanh trong app Notion, ấn Ctrl + N.
2. Tạo shortcut đến trang Notion để truy cập nhanh chóng
Mỗi lần bạn mở app Notion trên máy tính, Notion sẽ hiện trang gần nhất mà bạn truy cập. Nếu bạn muốn mở ngay một trang cụ thể nào đó thì sao? Bạn có thể tạo shortcut cho trang đó bằng 3 bước.
- Lấy link trang bạn muốn mở nhanh: Mở Notion → ấn vào dấu ba chấm bên góc phải màn hình → chọn Copy links.
- Tạo shortcut: Ở màn hình chính, ấn chuột phải → chọn Shortcut → paste link trang bạn vừa copy vào → Next.
- Thay đổi
https://www.notion.so/thànhnotion://nếu bạn muốn shortcut mở ra bằng app Notion thay vì trình duyệt web. Còn nếu muốn mở bằng trình duyệt web, bạn cứ giữ nguyên. Sau đó bạn chọn Next.
- Đổi tên shortcut theo ý muốn và ấn Finish.
Thành quả sẽ là shortcut Notion với tên bạn đã đặt. Khi ấn vào thì sẽ ra ngay trang bạn muốn.
Bạn có thể kết hợp tip này với tip bên dưới để mở nhiều trang khác nhau cùng lúc.
3. Giữ Ctrl để mở Notion trong một cửa sổ mới
Bạn có thể ấn giữ Ctrl và click vào app Notion mở Notion trong một cửa sổ mới. Với cách này, bạn có thể làm việc với nhiều trang cùng một lúc.
Ví dụ, tôi đã tạo 3 shortcuts cho 3 trang Journal, Guitar, và Home (bằng cách bên trên). Khi muốn mở 3 trang này cùng lúc, tôi sẽ giữ Ctrl và double-click vào shortcut của từng trang.
4. Tạo thông báo nhắc nhở (reminders)
Nếu cần reminders trên điện thoại hay máy tính, bạn có thể cài bằng các bước sau:
- Gõ
@remind, ấn Enter.
- Mặc định Notion sẽ để là Today → ấn vào Today → chọn ngày → chỉnh thời gian thông báo gửi đến máy ở mục Remind.
Khi đến giờ, Notion sẽ gửi thông báo đến điện thoại và máy tính của bạn, và bạn không quên việc cần làm được. Bạn có thể chỉnh thiết bị nhận thông báo trong Settings.
5. Sử dụng Notion Boost để thêm nhiều chức năng cho Notion
Notion Boost là một extension miễn phí, giúp cải thiện một số thứ nho nhỏ cho Notion của bạn:
- Sticky outline: Outline (mục lục, table of contents) sẽ luôn hiện ở bên phải màn hình cho dù bạn ở đầu trang hay cuối trang, rất tiện nếu bạn ghi chép nhiều, học bài, hay viết những bài dài. Outline mặc định của Notion chỉ ở đầu trang, nếu bạn đang ở cuối trang mà muốn xem lại outline thì khá phiền.
- Scroll to top button: nút nhảy nhanh lên đầu trang.
- Luôn mở trang theo dạng full page thay vì preview.
- Hide những thứ nho nhỏ mà bạn thấy phiền khi sử dụng Notion (vd: nút ?) và nhiều tính năng khác.
Những chức năng này đều có thể bật, tắt tùy theo ý thích của bạn.
Bạn có thể tải extension miễn phí tại đây. Tuy nhiên, Notion Boost chỉ có ở trên trình duyệt web chứ không có ở app Notion.
6. Thêm emoji nhanh
Có 2 cách để bạn thêm emoji trong Notion nếu bạn dùng Windows:
- Gõ
:và tên của emoji bạn muốn dùng. Ví dụ:cat
- Ấn
Windows .(đừng quên dấu chấm).
7. Embed Todoist vào Notion
Nếu bạn dùng Todoist để quản lí task, bạn có thể thêm task, check task đã hoàn thành, xóa task, v.v. ngay trong Notion mà không phải nhảy qua nhảy lại giữa 2 apps.
Giao diện của Todoist sau khi đã embed vào Notion:
Bạn có thể điều chỉnh độ to nhỏ của Todoist sau khi đã embed vào Notion
Các bước để embed Todoist:
- Đăng nhập vào Todoist trên trình duyệt web, sau đó copy link trang của bạn. Thường sẽ có dạng tương tự như sau
https://todoist.com/app/…. - Trong Notion, bạn gõ
/embed. - Copy link và paste vào ô trống, sau đó nhấn
Embed Link.
Một ứng dụng khá hay của mẹo này là nếu bạn viết journal hàng ngày trong Notion, bạn có thể embed Todoist vào để xem tasks ngày hôm đó luôn.
Vì Notion có API nên bạn có thể liên kết Todoist và Notion để tự động hóa (automate) một số việc. Ví dụ, nếu bạn có một database trong Notion quản lí tất cả các tasks thì Todoist có thể tự gửi task vào trong database này. Để set up automation, bạn có thể dùng automate.io (fun fact: Notion vừa mua lại Automate.io nên hi vọng sắp tới sẽ có hỗ trợ tốt hơn).
8. Dùng Notion để tạo trang web
Bạn có thể dùng Notion để tạo một website của riêng mình, tạo portfolio, làm trang nội bộ của công ty…
Tuy nhiên, để trang của bạn hiện trên kết quả tìm kiếm Google, Bing… thì bạn phải dùng bản Personal Pro. Còn ở bản miễn phí, bạn chỉ có thể public trang và gửi link cho người khác xem thôi. Cũng đủ dùng nếu bạn muốn gửi link portfolio của mình cho nhà tuyển dụng hoặc khách hàng chẳng hạn. Bạn cũng có thể dùng các dịch vụ rút gọn link như bit.ly để không phải gửi cho người ta cái link dài ngoằng.
9. Notion Web Clipper
Notion Web Clipper là extension cho Notion trên trình duyệt máy tính. Nếu gặp một bài viết hay, bạn có thể dùng extension này để gửi thẳng bài viết vào Notion của mình. Mục đích là để lưu những bài chưa kịp đọc hoặc để sau này xem lại dễ hơn.
Cách sử dụng cũng đơn giản. Bạn chỉ cần cài Notion Web Clipper vào trình duyệt web của mình. Để lưu bài viết, bạn nhấn vào biểu tượng Notion nhỏ trên cùng bên phải, hoặc nhấn Ctrl + Shift + K. Bạn lưu tên theo ý muốn, chọn trang lưu, chọn Workspace là xong. Bạn nên tạo một trang (page) trong Notion trước để khi cần vào đọc sẽ có ngay.
Dùng Notion Web Clipper để lưu bài viết ngay trên trình duyệt
Notion Web Clipper chỉ dùng trên máy tính, và hoàn toàn miễn phí. Đối với điện thoại, bạn chỉ cần nhấn Chia sẻ (Share), sau đó chọn biểu tượng Notion, lưu thông tin cần thiết là xong.
10. Dùng Notion làm kho lưu trữ ý tưởng
Cũng như bao ứng dụng ghi chú khác, Notion là một nơi lí tưởng để bạn lưu trữ ý tưởng, suy nghĩ của mình. Nếu bạn để ý, ý tưởng thường đến vào những lúc chúng ta không ngờ tới. Ví dụ như khi bạn lên giường chuẩn bị đi ngủ, hay khi bạn đang ngồi trên xe bus. Nếu chúng ta không ghi chép lại ở một nơi đáng tin cậy, thì trí nhớ sẽ nhanh chóng quên đi ý tưởng ấy.
Bạn nên tạo một trang Notion dùng để lưu trữ tất cả những ý tưởng nảy ra trong đầu. Khi cần, bạn có thể ghi nhanh vào bất kì thiết bị nào gần bạn nhất. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các bạn làm trong những ngành sáng tạo. Bạn cũng có thể đánh dấu Favorites để có thể vào trang ý tưởng này một cách nhanh chóng.
11. Tạo mục lục cho Notion
Đôi khi, chúng ta phải ghi chép rất nhiều thông tin trong một trang, và việc tìm lại thông tin rất mất thời gian. Vì thế, bạn nên tạo mục lục ở đầu mỗi trang để có thể đi thẳng đến mục nào đó khi cần.
Bạn chỉ cần gõ /tochoặc /table of contents và chọn Table of contents là xong.
Kết quả là bạn sẽ có được một danh sách mục lục như thế này. Mục lục sẽ tự động cập nhật. Nếu muốn đi đến phần nào, bạn chỉ cần nhấn vào link.
Mục lục trong Notion
12. Thêm icon và ảnh bìa cho Notion
Notion cho phép người dùng thêm icon và ảnh bìa cho mỗi trang viết. Bạn có thể dùng chức năng này để việc ghi chép đỡ nhàm chán, và cũng làm cho không gian làm việc của mình đẹp hơn.
Đối với icon, bạn có thể chọn sẵn emoji trong Notion, tự tìm icon và tải lên, hoặc dán link vào. Mình thường lên trang Flaticon và Notion Vip để tải icon miễn phí. Còn đối với ảnh bìa, bạn có thể chọn hình có sẵn, tự tải hình của mình, dán link, hoặc chọn hình trên Unsplash.
Dưới đây là ví dụ của việc dùng icon và ảnh bìa. Để trang nhìn sinh động hơn, mình thêm icon vali, và thêm ảnh bìa xe.
Thêm icon và cover vào trang Notion
13. Đồng bộ highlights từ Kindle vào Notion
Nếu bạn là người hay đọc sách trên Kindle, thì có lẽ bạn sẽ thấy mình thường highlight xong…để đó. Lí do vì việc đọc lại highlights trên Kindle hơi khó, đặc biệt với sách không phải mua thẳng từ Amazon. Thao tác trên Kindle cũng chậm hơn so với máy tính hoặc điện thoại. Nếu bạn muốn đồng bộ highlights của mình lên điện thoại hoặc máy tính, bạn có thể dùng 2 cách sau:
Dùng Readwise
Readwise là extension lưu trữ highlights của bạn trên Kindle, sau đó tự động gửi cho bạn những highlights đã lưu. Nhờ vậy, bạn sẽ không bị quên mất mình đã lưu những gì, và có thể review lại chúng thường xuyên. Tuy nhiên, đây là ứng dụng trả phí theo tháng, mất khoảng 8, nên mình thường dùng cách thủ công hơn ở bên dưới. Readwise có cho thời gian dùng thử, bạn có thể trải nghiệm để xem có phù hợp với mình hay không.
Dùng Notionfy
Để set up Notionfy, bạn tham khảo link sau: https://github.com/yannick-cw/notionfy
Nếu dùng cách này, khi bạn cắm Kindle vào máy, Highlights tự động lưu vào trang mà bạn tạo trong Notion. Tuy nhiên, set up lúc đầu hơi khó, sẽ phù hợp cho bạn nào thích mày mò công nghệ hơn. Và bạn buộc phải cắm Kindle vào máy tính thì mới đồng bộ được. Về điểm này thì ứng dụng trả phí như Readwise sẽ tiện hơn.
Mọi thứ được lưu theo trình tự thời gian mà bạn highlight, như hình dưới:
Dùng Notionfy để đồng bộ highlights từ Kindle vào Notion
Dùng kindle2notion
Set up ban đầu hơi phức tạp nhưng highlights hiện trong Notion khá nhanh và đẹp. Sau khi đồng bộ thì bạn sẽ có một trang Highlights như sau:
Nếu bạn là fan của ứng dụng, hãy thử áp dụng 13 tips Notion trên xem có hợp với mình không nhé.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết. Nếu thấy blog hữu ích, bạn có thể ủng hộ bằng ly cà phê qua Momo hoặc Buy me a coffee.