time

4 bước để quản lí thời gian hiệu quả hơn

Nếu trừ đi thời gian ngủ, đi làm (giả dụ như bạn có một công việc ngày làm 8 tiếng) thì chúng ta chỉ còn khoảng đâu đó 8 tiếng để dành cho bản thân. Đó là chưa kể trong 8 tiếng còn lại thì ta còn di chuyển, lo cho gia đình, lướt Facebook, xem ảnh chó mèo, hay ngồi mơ mộng.

Vậy số thời gian rỗi còn lại bạn dành để làm gì?

Mỗi ngày trôi qua, bạn sẽ đối mặt với nhiều điều bất ngờ xảy ra. Dù là bạn gọi đi uống bia, đi gặp đối tác đột xuất, hay sếp giao task bất ngờ, bạn phải dành thời gian cho chúng và kế hoạch của bạn sẽ không diễn ra như mong muốn.

Thay vì lờ đi cho qua hay trách cứ bản thân không hoàn thành công việc, chúng ta nên chấp nhận rằng mình không thể điều khiển thời gian 100% theo ý mình được, và điều nên làm là tìm cách quản lí thời gian của mình cho hợp lí và linh hoạt hơn.

Quản lí thời gian giúp bạn tập trung nhiều hơn cho những thứ mà bạn ưu tiên và biết được mình sẽ làm gì thay vì làm mọi thứ một cách ngẫu hứng.

Vậy chúng ta có thể làm gì để nắm được thời gian và lên kế hoạch cho chúng?

Theo dõi quỹ thời gian của mình

Thời gian cũng giống như tài chính, là thứ mà chúng ta có thể lập ngân sách. Tương tự như việc dành 2 triệu cho ăn uống hay 1 triệu mua sắm hàng tháng, bạn dành 2 tiếng mỗi ngày để học thêm gì đó hay 1 tiếng để tập thể dục chẳng hạn.

Cũng giống như những bước đầu của quản lí tiền bạc, chúng ta cần biết mình chi tiêu những gì và thói quen tiêu xài như thế nào. Bạn cần tra soát lại xem mình dành mỗi giờ cho việc gì và tìm ra thói quen sử dụng thời gian của mình.

Nếu bạn dành phần lớn thời gian cho các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại, tablet, bạn có thể cài Rescue Time. App sẽ tự động ghi lại lượng thời gian bạn dùng cho các website và app. Bạn có thể phân loại website và app theo các mục Productive và Distracting, từ đó biết được số giờ năng suất và số giờ xao lãng của bản thân mỗi ngày/tuần/tháng. Tôi đang dùng RescueTime phiên bản miễn phí và thấy nó cung cấp đủ thông tin để bắt đầu chuyện theo dõi quỹ thời gian của bản thân rồi.

Nếu bạn muốn theo dõi thời gian một cách thủ công hơn thì có thể dùng giấy bút ghi chép lại mỗi giờ trong ngày bạn đã làm gì. Nhớ ghi lại những lần mà bạn bị xao lãng, ví dụ như đang ngồi design lúc 3h chiều thì lại muốn mở Facebook ra xem chẳng hạn.

Sau khi đã có đủ thông tin về thời gian của mình, hãy xem lại chúng Bạn có thể trả lời những câu hỏi sau:

  • Mình dành phần lớn thời gian trong ngày cho việc gì?
  • Khi nào mình làm việc/học tập tập trung nhất? Khi nào mình dễ bị xao lãng nhất? Mình dành bao nhiêu thời gian cho những việc gây xao lãng?
  • Ngoài giờ học/làm thì mình dành thời gian cho việc gì?
  • Mình dành bao nhiêu thời gian để thực hiện những việc phục vụ cho mục tiêu của mình? Bao nhiêu giờ để thực hiện dự án cá nhân?
  • Mình dành bao nhiêu thời gian để mỗi ngày để chuẩn bị ăn uống lành mạnh, thể thao, chăm sóc bản thân?

Sau khi xem lại cách mình dùng thời gian, chắc hẳn bạn cũng sẽ nhận ra được vấn đề của mình nằm ở chỗ nào.

Lập danh sách ưu tiên

Bạn còn nhớ ở đầu bài tôi có đề cập đến 8 tiếng còn lại trong ngày chứ? Vậy bạn định dành chúng cho những việc gì trước tiên?

Hãy xác định mình đang ưu tiên cho những gì trong giai đoạn này (ưu tiên luôn có thể thay đổi tùy từng giai đoạn). Liệu đó là thắt chặt tình cảm với gia đình, bạn bè và thú cưng? Nâng cao kiến thức cho sự nghiệp của bạn? Đi học thêm một kĩ năng nào đó? Bắt đầu một dự án cá nhân? Dành nhiều thời gian hơn cho sở thích và bản thân?

Hãy nghĩ đến và lập ra 1-3 ưu tiên—những thứ mà bạn thực sự muốn đạt được. Để có thể dành nhiều thời gian hơn cho chúng, có lẽ bạn sẽ phải loại bỏ bớt thời gian cho những việc không phục vụ ưu tiên của mình.

Lên kế hoạch cho quỹ thời gian

Sau khi đã lập được danh sách những thứ mà bạn ưu tiên, hãy gán một khoảng thời gian cụ thể cho từng mục. Hàng ngày hoặc hàng tuần. Ví dụ, ưu tiên của bạn là nâng cao kiến thức cho công việc, thì bạn có thể gán 2 tiếng mỗi ngày cho việc học khóa học/đọc sách chuyên ngành.

Tất nhiên là bạn không thể thực hiện đúng boong và hoàn hảo như kế hoạch, nhưng việc nghĩ về nó và cố gắng thực hiện nó là tốt rồi. Bạn đang trên con đường xây dựng thói quen lựa chọn những việc mình làm một cách có chủ đích hơn mà thôi.

Tức là, nếu bạn có một cuộc hẹn đi cà phê đột xuất vào buổi tối và bỏ lỡ giờ tập guitar, điều đó không có nghĩa là bạn nên từ bỏ việc quản lí thời gian.

Lên kế hoạch cho ngày/tuần/tháng

Hãy ghi ra những gì mình sẽ làm trong ngày/tuần/tháng. Việc này sẽ giúp bạn hạn chế được việc thích cái gì làm cái đó mà không kiểm soát được thời gian.

Tuy nhiên, việc lên kế hoạch có những mặt trái như là:

  • Lên kế hoạch quá kĩ nhưng không làm theo
  • Lên kế hoạch cho yên tâm nhưng cũng không làm theo
  • Lên kế hoạch với quá nhiều việc mà không tính đến thời gian cho những việc xảy ra đột xuất
  • Thất vọng khi ngày không diễn ra theo như kế hoạch

Vậy nên bạn hãy chỉ dành một phần nhỏ thời gian cho việc lên kế hoạch, mà hãy dành nhiều thời gian hơn cho việc thực hiện.

Sau mỗi tuần, hãy viết weekly review—ghi xuống mình đã đạt được những gì, có vấn đề gì cản trở mình, mình dự định thay đổi gì ở tuần tiếp theo. Điều này sẽ giúp bạn điều chỉnh thời gian và hoạt động phù hợp hơn với nhu cầu bản thân thay vì cứ lập ra những kế hoạch thiếu thực tế.

Kết

Nếu bạn thấy thất vọng vì có một ngày không như mong muốn và cảm thấy quản lí thời gian chẳng dành cho mình, hãy nhớ rằng quan trọng không phải là sự hoàn hảo, mà quan trọng là bạn đang dần thay đổi nhận thức và thói quen sử dụng thời gian của mình.

Zeen Social Icons