10 mẹo sử dụng Notion hiệu quả (P2)

Notion là ứng dụng ghi chép, quản lí thông tin khá phổ biến hiện nay. Nếu là người dùng Notion, bạn có thể tham khảo một số mẹo dưới đây để sử dụng app một cách linh hoạt và hiệu quả nhất.

1. Dùng phím tắt

Bạn nên tận dụng phím tắt để thao tác trong Notion nhanh hơn.

Một số phím tắt mà tôi hay dùng:

#: Heading 1
##: Heading 2
###: Heading 3
/toc: Tạo mục lục
/tg: Tạo toggle
Ctrl + P: Tìm kiếm trang mình cần trong Notion workspace
/turn: Thay đổi loại block (ví dụ, để đổi heading 1 thành heading 2, bạn để trỏ chuột ở bên trong block cần đổi, gõ /turnh2 và ấn Enter)
/del: xóa block

2. Tạo page mới nhanh

Để tạo page mới nhanh trong Notion trên trình duyệt web, bạn gõ  notion.new  vào thanh địa chỉ.

Để tạo page mới nhanh trong app Notion, bạn ấn  Ctrl + N .

3. Tạo shortcut đến trang Notion để truy cập nhanh chóng

Mỗi lần bạn mở app Notion trên máy tính, Notion sẽ hiện trang gần nhất mà bạn truy cập. Nếu bạn muốn mở ngay một trang cụ thể nào đó thì sao? Bạn có thể tạo shortcut cho trang đó bằng 3 bước.

1. Lấy link trang bạn muốn mở nhanh: Mở Notion → ấn vào dấu ba chấm bên góc phải màn hình → chọn Copy links.

2. Tạo shortcut: Ở màn hình chính, ấn chuột phải → chọn Shortcut → paste link trang bạn vừa copy vào → Next.

3. Thay đổi  https://www.notion.so/  thành  notion://  nếu bạn muốn shortcut mở ra bằng app Notion thay vì trình duyệt web. Còn nếu muốn mở bằng trình duyệt web, bạn cứ giữ nguyên. Sau đó bạn chọn Next.

4. Đổi tên shortcut theo ý muốn và ấn Finish.

Thành quả sẽ là shortcut Notion với tên bạn đã đặt. Khi ấn vào thì sẽ ra ngay trang bạn muốn.

Bạn có thể kết hợp mẹo này với mẹo bên dưới để mở nhiều trang khác nhau cùng lúc.

4. Giữ Ctrl để mở Notion trong một cửa sổ mới

Bạn có thể ấn giữ Ctrl và click vào app Notion mở Notion trong một cửa sổ mới. Với cách này, bạn có thể làm việc với nhiều trang cùng một lúc.

Ví dụ, tôi đã tạo 3 shortcuts cho 3 trang Journal, Guitar, và Home (bằng cách bên trên). Khi muốn mở 3 trang này cùng lúc, tôi sẽ giữ Ctrl và double-click vào shortcut của từng trang.

5. Tạo thông báo nhắc nhở (reminders)

Nếu cần reminders trên điện thoại hay máy tính, bạn có thể cài bằng các bước sau:

1. Gõ  @remind , ấn Enter

2. Mặc định Notion sẽ để là Today → ấn vào Today → chọn ngày → chỉnh thời gian thông báo gửi đến máy ở mục Remind.

Khi đến giờ, Notion sẽ gửi thông báo đến điện thoại và máy tính của bạn, và bạn không quên việc cần làm được. Bạn có thể chỉnh thiết bị nhận thông báo trong Settings.

6. Sử dụng Notion Boost để thêm nhiều chức năng cho Notion

Notion Boost là một extension miễn phí, giúp cải thiện một số thứ nho nhỏ cho Notion của bạn:

• Sticky outline: Outline (mục lục, table of contents) sẽ luôn hiện ở bên phải màn hình cho dù bạn ở đầu trang hay cuối trang, rất tiện nếu bạn ghi chép nhiều, học bài, hay viết những bài dài. Outline mặc định của Notion chỉ ở đầu trang, nếu bạn đang ở cuối trang mà muốn xem lại outline thì khá phiền.
• Scroll to top button: nút nhảy nhanh lên đầu trang.
• Luôn mở trang theo dạng full page thay vì preview.
• Hide những thứ nho nhỏ mà bạn thấy phiền khi sử dụng Notion (vd: nút ?) và nhiều tính năng khác.

Những chức năng này đều có thể bật, tắt tùy theo ý thích của bạn.

Bạn có thể tải extension miễn phí tại trang này. Tuy nhiên, Notion Boost chỉ có ở trên trình duyệt web chứ không có ở app Notion.

7. Thêm emoji nhanh

Có 2 cách để bạn thêm emoji trong Notion nếu bạn dùng Windows:

• Gõ  :  và tên của emoji bạn muốn dùng. Ví dụ  :cat 

• Ấn  Windows .  (đừng quên dấu chấm)

8. Embed Todoist vào Notion

Nếu bạn dùng Todoist để quản lí task, bạn có thể thêm task, check task đã hoàn thành, xóa task, v.v. ngay trong Notion mà không phải nhảy qua nhảy lại giữa 2 apps.

Giao diện của Todoist sau khi đã embed vào Notion:

Các bước để embed Todoist:

1. Đăng nhập vào Todoist trên trình duyệt web, sau đó copy link trang của bạn. Thường sẽ có dạng tương tự như sau  https://todoist.com/app/… .
2. Trong Notion, bạn gõ  /embed .
3. Copy link và paste vào ô trống, sau đó nhấn Embed Link.

Một ứng dụng khá hay của mẹo này là nếu bạn viết journal hàng ngày trong Notion, bạn có thể embed Todoist vào để xem tasks ngày hôm đó luôn.

Vì Notion có API nên bạn có thể liên kết Todoist và Notion để tự động hóa (automate) một số việc. Ví dụ, nếu bạn có một database trong Notion quản lí tất cả các tasks thì Todoist có thể tự gửi task vào trong database này. Để set up automation, bạn có thể dùng automate.io (fun fact: Notion vừa mua lại Automate.io nên hi vọng sắp tới sẽ có hỗ trợ tốt hơn).

9. Dùng Notion để tạo trang web

Bạn có thể dùng Notion để tạo một website của riêng mình, tạo portfolio, làm trang nội bộ của công ty…

Tuy nhiên, để trang của bạn hiện trên kết quả tìm kiếm Google, Bing… thì bạn phải dùng bản Personal Pro. Còn ở bản miễn phí, bạn chỉ có thể public trang và gửi link cho người khác xem thôi. Cũng đủ dùng nếu bạn muốn gửi link portfolio của mình cho nhà tuyển dụng hoặc khách hàng chẳng hạn. Bạn cũng có thể dùng các dịch vụ rút gọn link như bit.ly để không phải gửi cho người ta cái link dài ngoằng.

10. Đồng bộ Highlights trong Kindle vào Notion bằng kindle2notion

Ở bài viết phần 1 về mẹo sử dụng Notion, tôi có đề cập đến cách đồng bộ Highlights trong Kindle vào Notion bằng Readwise và Notionfy. Tuy nhiên, Readwise thì cần trả phí, còn Notionfy thì hay bị trục trặc.

Bây giờ tôi sử dụng kindle2notion để làm việc này. Trừ lúc set up ban đầu hơi phức tạp thì các lần đồng bộ sau không gặp vấn đề gì hết, ngoài ra còn nhanh và đẹp nữa. Sau khi đồng bộ thì bạn sẽ có một trang Highlights như sau:

Bạn có thể đọc bài hướng dẫn chi tiết có kèm hình ảnh cách cài kindle2notion ở đây.

---

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết. Nếu thấy bài viết có ích, bạn hãy Subscribe để nhận thông báo về bài viết mới hoặc Donate để ủng hộ blog nhé.